Siklus Penggajian, Manajemen SDM dan Pengembangan SIA
Ø Siklus Penggajian
Proses penggajian sangat kompleks. Proses penggajian ditentukan oleh hokum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam megelola pencatatan yang memadai. Tanggung jawab analisis system untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Funsgsi – fungsi karakteristik utama sebagai berikut :
· Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tariff pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.
· Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job time-tickets) dan melakukan rekonsialisasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Laporan ringkasan waktu kerja menunjukkan pekerjaan karywan dalam produksi, dan dilanjutkan kartu pencatat waktu ke departemen penggajian.
v Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Beberapa karakteristik lain sebagai berikut :
- Penggunaan rekening gajian imprest secara terpisah untuk slip gaji yang memudahkan rekonsialisasi.
- Rekonsialisasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian.
- Penggunaan master pembayaran independen.
v Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file yang harus dikelola dalam system penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan - potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File yang diperlukan dalam laporan pemerintah, table pajak, pension, perencanaan tunjangan kesehatan, dan perencanaan merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Ø Manajemen SDM
Manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan system informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. System sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur organisasi.
v Pemrosesan SDM pada SAP R/3
Data sumber daya manusia tersedia segera bagi orang yang telah memiliki otorisasi untuk menggunakan semua data sumber daya manusia secara online. Komponen sumber daya manusia diimplementasikan secara mandiri ataupun terintigerasi dengan modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik.
SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Komponen manejemenwaktu merupakan yang tepenting dan sering digunakan pada modul sumber daya manusia.
v Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk menyimpan dan manipulasi data yang terdiri dari tiga elemen, yaitu :
· Data Master SDM
Record data master dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
· Organisasi Data SDM
Data organisasi disajikkan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personal. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Infotype baru disesuaikan dengan kebutuhan yang didefinisi seperlunya. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajak atau sistem tunjangan dari berbagai Negara.
· Objek SDM
Tipe objek SDM diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Kode untuk objek pekerjaan adalah “C”. kode untuk objek kualifikasi adalah “Q”. Kode untuk unit organisasi adalah “O”. Kode untuk objek posisi adalah “S”. Kode untuk objek pusat biaya adalah “K”.
Ø Pengembangan SIA
Pengembangan system adalah proses modifikasi atau mengganti sebagaian atau semua system informasi. Proses ini memerlukan komitmen waktu dan sumber daya dan merupakan aktifitas yang sedang berlangsung pada banyak perusahaan.
Pengembangan system dilakukan oleh tim proyek yang terdiri dari analisis sistem, programmer, akuntan, dan orang lain dalam organisasi yang mempunyai pengetahuan memadai dan tahu tentang proyek tersebut. Proyek pengembangan situs melalui siklus hidup pengembangan system, yaitu perencanaan dan analisis, perancangan dan implementasi.
v Perancanaan dan Analisis Sistem
Perencanaan system meliputi proses identifikasi subsistem - subsistem yang ada pada system informasi yang pengembangannya membutuhkan perhatian khusus. Tujuan perencanaan system adalah untuk mengidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera dipecahkan maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis system dimulai setelah perencanaan sistem mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan. Tujuan utama analisis sistem sebagai berikut :
- Memahami sistem dan permasalahan yang ada.
- Mengidentifikasi dan memahami masalah.
- Masalah yang telah diidentifikasi dinyatakan kedalam kebutuhan informasi dan kebutuhan sistem.
- Mengidentifikasi sistem dengan jelas untuk memperoleh prioritas utama
Analisis sistem menekankan pada upaya mempelajari keputusan – keputusan manajer dan kebutuhan informasi yang terkait, kemudian diterjemahkan ke dalam aplikasi tertentu selama tahap desain dan implementasi siklus hidup pengembangan sistem. Sangat penting bagi seorang analis system untuk memahami dengan baik situasi permasalahan yang dihadapi manajemen dan informasi yang dibutuhkan.
v Perancanaan dan Analisis Kelayakan
Pendekatan sistem berbasis atas – bawah, sangat penting digunakan ketika mengembangkan sistem, karena itu perlu ada perhatian yang seksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi sistem secara keseluruhan. Rencana harus mendapat dukungan dan persetujuan manajemen puncak. Tujuan rencana untuk mendapat kepastian, yaitu :
- Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut.
- Proses duplikasi dan upaya yang sia – sia akan diminimalkan.
- Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi.
1. Mendiskusikan dan merencanakannya bersama – sama dengan manajemen puncak.
2. Menetapkan sebuah dewan penasihat (steering committee) bagi perencanaan system.
3. Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.
4. Mengembangkan sebuah rencana system informasi strategis.
5. Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilayah – wilayah tertentu dalam organisasi untuk menjadi focus pengembangan system.
6. Membuat sebuah proposal system yang akan berperan sebagai landasan analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.
7. Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai individu yang akan bekerja dalam proses dan analisis dan desain awal.
v Perancanaan Sistem dan Manajemen Puncak
Hal penting dalam upaya pengembangan system adalah mendapatkan dukungan dari manajemen puncak. Tugas utama pengembang system (system developer) adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, factor kunci sukses, dan keseluruhan tujuan manajemen puncak dan harus mampu melakukan lebih banyak ativitas dan inisiatif daripada sekedar bertanya kepada manajemen puncak tentang masalah yang ada.
v Mengembangkan Tujuan dan Batasan Sistem
Tujuan umum perusahaan harus memasukkan keseluruhan tujuan strategis yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Lebih detail dari tujuan strategis adalah tujuan taktis, sesuai dengan perencanaan taktis dan umumnya ditujukan untuk rentang waktu satu hingga tiga tahun ke depan. Yang terpenting adalah faktor sukses kunci dari perusahaan yang karakteristik – karakteristik yang membedakan sebuah perusahaan dengan para pesaingnya.
v Tahap – Tahap Analisis Sistem
· Tahap 1 : Survei Terhadap Sistem Saat Ini
- Pertimbangan Perilaku.
- Sumber – Sumber untuk Mendapatkan Beragam Fakta.
- Menganalasis Hasil survey
· Tahap 2 : Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi
- Mengidentifikasi tanggung jawab seorang manajer.
- Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menialai seorang manajer.
- Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.
- Mengidentikasi apa saja yang dapat digunakan manajer untuk mengevaluasi output personal.
· Tahap 3 : Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem
- Laporan kemajuan harian.
- Laporan keuangan harian.
- Laporan unit yang rusak.
- Laporan permasalahan bahan baku.
· Tahap 4 : Mengembangkan Laporan Analisis Sistem
- Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis.
- Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan system informasi s strategis.
- Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang dianalisis.
- Ringkasan keputusan – keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang dibutuhkan untuk mendukung keputusan tersebut.
- Spesifikasi kinerja system yang dibutuhkan.
v Analisis Sistem Terstruktur
Analisis sistem terstruktur adalah sebuaah pendekatan untuk menganalisis system yang dimulai dengan deskripsi umum sebuah system dan kemudian diproses melalui seperangkat langkah yang tersususn secara logis, yang system didalamnya dikembangkan secara lebih mendetail dan diakhiri dengan kode pemrograman komputer lainnya.
v Langkah – Langkah Dalam Analisis Sistem Terstruktur
- Mengembangkan diagram alur data logika.
- Menentukkan kamus data.
- Menentukkan metode akses.
- Menetukkan logika proses.
v Kebijakan Umum dalam Pengembangan Sistem
Mengembangkan sebuah system informasi adalah tugas yang kreatif dan menuntut upaya keras yang dapat dan seharusnya memberikan manfaat ekonomis bagi sebuah organisasi. Di lain sisi, proses pengembangan system dapat memunculkan bencana, yaitu ketika sumber daya manusia dan keuangan yang dibelanjakan tanpa pengembalian yang dapat dikendalikan dan bahkan mungkin sebuah system tidak dapat diselesaikan sesuai keinginan.
Judul Buku : Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Pengarang : George H.Bodnar (Duquesne University)
William S.Hopwood (Florida Atlantic University)
No Halaman : 359 - 365, 437 - 446, 449 - 452, 464
Nama : Amelia Suciani
Kelas : 3db20
Npm : 32109697
Tidak ada komentar:
Posting Komentar