Electronic Data Interchange

A. Definisi
EDI (Electronic Data Interchange)
Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

B. Prinsip Teknologi EDI
Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.
Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

C. Tujuan utama
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

D. Componen dasar EDI
• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software

E. Software OS-EDI yang digunakan berupa
• Bayan Commerce
• IDX-IDEA
• NextGen-EDI
• RAXINC
• Dll

F. Standard EDI yang belaku saat ini adalah:
• SPEC 2000
• ANSI X12 Standard AS dan Canada
• EDIFACT (Standard Eropa)
• IEF
• Dll

G. Kelebihan/keutamaan EDI
• Revenue Stream yang baru
• Meningkatkan market (exposure)
• Menurunkan biaya operational (operational cost)
• Memperpendek waktu,automatic
• Mengurangi informasi data yang mengembang
• Meningkatkan supplier management
• Melebarkan jangkawan (global reach)
• Meningkatkan customer loyality (customer service)
• Meningkatkan value chain

H. Syarat dapat dilakukannya proses EDI
• Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
• Third-party service provider
• Electonic transaction menyampaikan ke provider)
• Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
• Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing

I. Transmission EDI (pemancaran EDI)
• Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
• Verification
• Responses transaction
• Transmital yang berlulanga kali

J. Transaction terms (transaksi EDI)
• Cooperative CSP tarif
• Convidentialy
• Validity (Enforceability)
• Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
• Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
• Service Providers)
• Adanya persetujuan sah

K. Step proses Proper receipt and Verification EDI
• Enter claim information (masukkan permintaan data)
• Enter data and complete instruction.
• Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
• Transmit Data
• Retrieve and review reports
• Prepare and mail attachments with EDI labels
Pengertian Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange adalah Pemindahan data secara elektronik antara 1 perusahaan maupun lebih.
Electronic data Interchange membuat form standar yang termasuk dalam pembelian order suatu barang, penagihan serta kofnfirmasi yang lebih baik dari ASN.
Electronic data interchange sangat penting untuk setiap industri baru, termasuk retail, health care, finansial,otomotif dengan penggunaannya untuk untuk setiap kegiatan operasional.
Saat ini makin banyak industri yang mulai memperhitungkan keuntungan untuk mengurangi cost dan menaikkan pelayanan dan kepuasan pelanggan dengan penggunaan aplikasi EDI.

Aplikasi EDI dalam Perusahaan

Awalnya Mega sys Ltd sebuah perusahaan asing tidak menyediakan software dari pelayanan EDI tetapi hanya fokus dalam mengatur komunikasi secara otomatis dan rutin dari inisial konfigurasi yang melibatkan penambahan kelompok baru untuk mengirim, menerima dan memonitor pengiriman harian dari banyak sumber yang berbeda.
Langkah lanjut “The Next Level” dari lanjutan software tersebut mulai ditindaklanjuti. Setiap pihak ketiga EDI melakukan interface penggunaan fungsi yang digunakan untuk memasukkan transaksi dari PC EDI dan mengambil data transaksi ke dalam PC EDI. Pada menu tersebut juga termasuk pengecekan dan laporan yang dapat membantu dalam mengatur proses EDI.

Aplikasi dalam perusahaan (Proses Sistem “The Next Level” EDI)

Transaksi Penerimaan
Order pembelian (Purchase Order) dimasukkan secara elektronik dari tiap pelanggan dan dikirim dalam bentuk pesan (message). Kita dapat masuk ke dalam jaringan dan mengambil, membaca semua transaksi yang masuk dan ditujukan ke kita.
PO akan dikonversi dari pihak ketiga, EDI akan masuk ke dalam PC (personal computer) dengan format yang dapat dibaca oleh software . Order pembelian (PO) akan dimasukkan ke dalam software “the next level” dan dimasukkan ke dalam order penjualan (SO).
Transaksi Pengiriman
Penagihan order pembelian dan pengiriman akan diumumkan secara langsung untuk diperhatikan dan dikirimkan kepad pelanggan/supplier. Pihak ketiga dapat mengambil dokumen tersebut yang dihubungkan dalam jaringan dan dikirimkan dalam bentuk pesan.

Keistimewaan dan Keuntungan Aplikasi dari
sistem “The Next Level” EDI

Keistimewaan
Penerimaan order pembelian dari pelanggan secara elektronik dan otomatis dapat langsung menjadi order penjualan.
Pengiriman order pembelian ke supplier, pemberitahuan pengiriman dan penagihan langsung kepada pelanggan serta tidak adanya keterbatasan dalam jumlah transaksi, menunjukkan item kepada pelanggan dan sangat cocok dalam standar EDI.
Mengembalikan fungsi-fungsi arsip/dokumen, prosedur dalam pengiriman ulang, pengecekan kesalahan dan laporan.
Keuntungan
Mengurangi waktu input data, mengurangi kesalahan proses input data, proses order yang cepat, pengiriman yang tepat ke pelanggan sesuai kebutuhan, mendapatkan penagihan dari pelanggan secara cepat, mengurangi ongkos cetak dan pemesanan, membuat mudah perdagangan dalam bisnis dengan anda.

Electronic Data Interchange & System Intergrations

1. SWIFT


Layanan pertukaran data Transaksi Keuangan antar bank internasional yang sudah menjadi standar transfer uang lintas negara Dunia, yang difasilitasi oleh Finnet berupa layanan Service Bureau (SB), eksklusif untuk wilayah Indonesia. Layanan ini memungkinkan Bank devisa mendapatkan status membership SWIFT serta BIC Code yang unik, dengan biaya investasi yang jauh lebih afforable dibandingkan bila harus terhubung sendiri ke SWIFT (own connection). Layanan SSB meliputi koneksi ke SWIFT menggunakan network back-bone berkapasitas tinggi, serta dukungan pemeliharaan aplikasi SWIFT yang diizinkan oleh standarisasi SWIFT.

2. MAPS


Merupakan sebuah aplikasi middle ware yang memungkinkan untuk menghubungkan semua aplikasi dengan platform yang berbeda dengan pendekatan transaction management. MAPS sampai dengan saat ini mendapatkan Gold Label dari SWIFT. MAPS (Modular Automatic Payment System) sangat berguna untuk melakukan integrasi dengan standarisasi format SWIFT.

E-Commerce dan EDI
Although it appears these two systems may not be able to play together, the opposite is true. Walaupun tampaknya kedua sistem mungkin tidak dapat bermain bersama, sebaliknya adalah benar. In this current climate of utilizing all the technologies available to make businesses more accessible and more user friendly, EDI can combine with e-commerce to do just that. Dalam iklim saat memanfaatkan semua teknologi yang tersedia untuk membuat bisnis lebih mudah diakses dan lebih user friendly, EDI dapat menggabungkan dengan e-commerce untuk melakukan hal itu. While EDI is well entrenched as a major framework in many larger businesses, it is also being adopted by smaller businesses to increase their ability to make trading partners. Sementara EDI baik tertanam sebagai kerangka kerja utama dalam bisnis yang lebih besar banyak, itu juga sedang diadopsi oleh usaha kecil untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk membuat mitra dagang. EDI provides a fast and efficient way to exchange information. EDI menyediakan cara cepat dan efisien untuk bertukar informasi. Currently, there are standards known as AS2 which govern Internet EDI transactions. Saat ini, ada standar yang dikenal sebagai AS2 yang mengatur transaksi internet EDI. The use of EDI through Internet modes is becoming more popular, as it does not require the same amount of set-up, costs or applications as for bigger corporate enterprises. Penggunaan EDI melalui mode internet menjadi lebih populer, karena tidak memerlukan jumlah yang sama set-up, biaya atau aplikasi seperti untuk perusahaan perusahaan yang lebih besar.

The advantages of implementing EDI within the Internet environment, is that trading partners can be more efficiently and effectively communicated with, it reduces the amount of errors, and therefore improves cost effectiveness. Keuntungan dari penerapan EDI di lingkungan internet, adalah bahwa mitra dagang dapat lebih efisien dan efektif berkomunikasi dengan, mengurangi jumlah kesalahan, dan karenanya meningkatkan efektivitas biaya. It allows businesses to trade with larger enterprises that require EDI as a communication medium. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk perdagangan dengan usaha besar yang membutuhkan EDI sebagai media komunikasi. Plus Internet EDI is relatively inexpensive, and does not carry with it the ongoing costs of other forms of EDI transmission. Plus EDI internet relatif murah, dan tidak membawa dengan itu biaya berkelanjutan bentuk lain dari transmisi EDI. This can enable big and small companies to save potentially millions of dollars. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan-perusahaan besar dan kecil untuk menyimpan berpotensi jutaan dolar. Instead of mailing out catalogues and brochures, companies can send emails, and advise clients of discounts, and allow them to download information from the Internet. Alih-alih surat keluar katalog dan brosur, perusahaan dapat mengirim email, dan menyarankan klien diskon, dan memungkinkan mereka untuk men-download informasi dari Internet.